Как получить КЭП для ИП и ООО — документы, токен и получение в ФНС

Для индивидуального предпринимателя и руководителя организации получить КЭП можно бесплатно через Удостоверяющий центр ФНС России. Отдельно потребуется носитель для записи ключа электронной подписи, если выбран вариант работы с USB-токеном.

Ниже разберём, что понадобится для получения КЭП, куда обращаться и как проходит процедура.

Кто может получить КЭП в ФНС

Удостоверяющий центр ФНС России выдаёт КЭП:

• индивидуальным предпринимателям;
• руководителям юридических лиц, которые имеют право действовать от имени организации без доверенности;
• руководителям филиалов и представительств иностранных организаций в предусмотренных случаях.

Обычному сотруднику компании КЭП руководителя не выдаётся. Если сотрудник должен подписывать электронные документы от имени организации, ему оформляют КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность — МЧД.

Что нужно для получения КЭП

Для получения КЭП ИП или руководителю организации понадобятся:

• паспорт;
• сведения об ИНН;
• сведения о СНИЛС;
• сертифицированный носитель для электронной подписи, если КЭП записывается на USB-токен.

Сведения об организации или ИП ФНС проверяет по государственным реестрам.

Какой носитель нужен для КЭП

Обычная USB-флешка для записи ключа КЭП ФНС не подходит.

Для классического варианта с USB-носителем нужен сертифицированный токен, соответствующий установленным требованиям. Для обращения непосредственно в ФНС обычно используется USB-токен формата Type-A.

Бумажный сертификат соответствия на токен приносить в налоговую не требуется: соответствие носителя проверяется при оформлении подписи.

Если подходящий токен у вас уже есть, покупать новый необязательно. Главное, чтобы носитель соответствовал требованиям для записи КЭП.

Как получить КЭП в налоговой

1. Подготовьте токен

Если планируете хранить КЭП на физическом носителе, заранее подготовьте сертифицированный USB-токен.

Использовать вместо него обычную флешку нельзя.

2. Подготовьте документы

Возьмите паспорт и подготовьте сведения об ИНН и СНИЛС.

Получать КЭП должен непосредственно индивидуальный предприниматель либо руководитель организации, имеющий право действовать от её имени без доверенности.

Передать паспорт и токен бухгалтеру или другому сотруднику, чтобы он получил КЭП за директора или ИП, нельзя.

3. Выберите точку выдачи

КЭП можно получить в налоговом органе, который выполняет функции точки выдачи Удостоверяющего центра ФНС России, либо у доверенного лица УЦ ФНС.

Услуга экстерриториальная. Это означает, что ИП или руководитель организации не обязан получать КЭП строго по месту регистрации бизнеса или месту жительства.

Например, организация может быть зарегистрирована в одном регионе, а её руководитель получить КЭП в подходящей точке выдачи в другом регионе.

4. Пройдите идентификацию

При личном обращении сотрудник проверит личность заявителя и необходимые сведения.

После проверки ключ электронной подписи и сертификат записываются на подготовленный носитель.

В стандартной ситуации сама процедура выпуска и записи КЭП занимает немного времени. Если в государственных информационных системах отсутствуют необходимые сведения или требуется дополнительная проверка, оформление может занять дольше.

5. Настройте компьютер

Получить КЭП — ещё не значит полностью подготовить рабочее место.

Для использования электронной подписи на компьютере могут потребоваться:

• драйвер токена;
• средство криптографической защиты информации;
• необходимые сертификаты;
• настройка браузера;
• настройка программы или сервиса, в котором будет использоваться КЭП.

Конкретный набор программ зависит от того, где именно будет использоваться электронная подпись.

Можно ли получить КЭП дистанционно

Да. ИП и руководители организаций могут получить КЭП дистанционно при наличии необходимых условий для удалённой идентификации.

Для дистанционного оформления может потребоваться подтверждённая учётная запись ЕСИА, зарегистрированная биометрия и технически подготовленное устройство.

Если биометрия не зарегистрирована или дистанционный способ неудобен, можно воспользоваться обычным вариантом — обратиться в точку выдачи УЦ ФНС с паспортом и подходящим токеном.

Сколько стоит КЭП

Для ИП и руководителей организаций выпуск квалифицированного сертификата Удостоверяющим центром ФНС России производится бесплатно.

Отдельно могут оплачиваться:

• USB-токен, если подходящего носителя ещё нет;
• программное обеспечение, если для выбранного способа работы требуется платная лицензия;
• услуги по настройке рабочего места.

То есть платить за сам выпуск КЭП в УЦ ФНС не требуется.

Сколько действует КЭП

Сертификат КЭП ФНС имеет ограниченный срок действия. Перед его окончанием сертификат необходимо перевыпустить.

Не рекомендуется откладывать перевыпуск до последнего дня: после окончания срока действия старого сертификата некоторые варианты дистанционного продления могут стать недоступны.

Как продлить КЭП

Если действующая КЭП ещё не истекла и необходимые сведения владельца не изменились, сертификат можно перевыпустить дистанционно через личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя при соблюдении условий дистанционного перевыпуска.

Если сертификат уже закончился, изменились сведения владельца или не выполняются другие необходимые условия, может потребоваться повторное получение КЭП с идентификацией владельца.

Как получить КЭП сотруднику организации

Для сотрудника действует другой порядок.

Сотрудник получает КЭП физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Чтобы подписывать документы от имени организации или ИП, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность — МЧД.

Передавать сотруднику токен и PIN-код от КЭП руководителя не следует.

Можно ли использовать обычную флешку вместо токена

Нет. USB-токен для КЭП — это не обычная флешка. Он предназначен для защищённого хранения ключевой информации и должен соответствовать установленным требованиям.

Что взять с собой для получения КЭП

Для обычного получения КЭП ФНС на USB-токен подготовьте:

1. паспорт;
2. сведения об ИНН;
3. сведения о СНИЛС;
4. сертифицированный USB-токен.

Для индивидуального предпринимателя и руководителя организации выпуск КЭП в УЦ ФНС бесплатный. Носитель приобретается отдельно.

После получения электронной подписи останется настроить рабочее место и проверить работу КЭП в сервисах, для которых она будет использоваться.